"CURSO DE DIRECCIÓN DE REUNIONES: DESARROLLAR UNA REUNIÓN 4/26"

1 Cómo coordinar una reunión

Coordinar la participación

Coordinar la tarea

Asegurarse de que todos hayan intervenido (dicho o hecho algo). • Procurar que los asistentes sientan la reunión como propia. • Solicitar la opinión de los individuos. • Evitar las desviaciones del tema. • No discutir opiniones, sino destacar las ideas y experiencias, y resumir las conclusiones. • No olvides prestar atención a todos los participantes por igual. • Establecer límites de autoridad entre los participantes.

• No perder de vista el objetivo de la reunión. • Prestar atención a los pasos del análisis del problema y de la formulación de alternativas. • Evitar las soluciones fácilmente alcanzables, pero inapropiadas y de baja calidad. • Impedir que la reunión continúe si hay aspectos que no se comprenden suficientemente. • Evitar que se salte de unos temas a otros sin haber dado solución o apurado el repertorio. • Utilizar la síntesis para saber en qué fase se encuentra la reunión. • Procurar que se hagan aportaciones efectivas y concretas, fructíferas, documentadas y serias. • No permitir que la reunión concluya sin conclusiones.

2 Condiciones que favorecen una participación plena

• Formulación de objetivos.

Los objetivos deben formularse de forma clara y explícita, de forma que los miembros los conozcan; esto aumentará el sentimiento de pertenencia y facilitará el proceso de toma de decisiones.

• Clima humano.

El clima adecuado es el que permite una comunicación libre, espontánea y confiada, aquel que reduce la intimidación a través de la expresión de sentimientos propios y de la aceptación de los sentimientos de los demás.

• Ambiente físico.

El ambiente físico debe reunir una serie de características: espacioso, bien iluminado, sin ruidos, limpio y ordenado.

• Motivación.

Todos los miembros deben estar motivados para lograr los objetivos.

• Satisfacción.

Es importante que todos los miembros sientan que son aceptados, perciban que se les escucha, comprueben que se aprecian sus ideas.

• Intercambio de opiniones.

El intercambio de todas las opiniones, tanto positivas como negativas, y el respeto y aceptación de todas y cada una de ellas entre todos los miembros, favorecen la participación plena.

3 Etapas por las que pasa el grupo

1. ª Etapa de formación

• Intercambio de saludos y bienvenidas.

• Establecimiento de posibles roles de los participantes.

• Intercambio de experiencias, opiniones y problemas.

• Descubrimiento de límites del grupo, sus objetivos y su naturaleza.

• Análisis de adecuación del grupo a las expectativas personales.

2. ª Etapa de lucha

• Competencia de los miembros: proceso crucial de establecimiento de roles.

• Discusiones constantes y posible rebelión contra el líder y las normas.

• Falta de unidad entre los miembros.

3. ª Etapa normativa

• Aceptación del grupo, de los miembros y del líder.

• Búsqueda de soluciones a conflictos.

• Decisión de las normas que procuren un mayor rendimiento.

• Asunción individual de la responsabilidad de los roles.

4. ª Etapa de actuación

• Cooperación para alcanzar las metas y satisfacer necesidades.

• Estrecha relación para proporcionarse consejo y energías.

• Preocupación, ayuda e información recíproca entre los participantes.

5. ª Etapa de luto

• Distensión de los lazos entre los participantes.

• Exclusión de los participantes de los problemas del grupo.

• Inversión del ciclo de inclusión, control y afecto.

4 Etapas por las que pasa una tarea

Etapa	Grupo	Tarea
1.ª	Etapa de formación Es una etapa de comprobación y dependencia.	Etapa de orientación a la tarea Es una etapa de identificación de la tarea y de la experiencia que el grupo tiene sobre ella.
2.ª	Etapa de lucha Es una etapa de conflicto intragrupal.	Etapa de respuesta emocional a la tarea Es una etapa en la que las discrepancias son expresadas emocionalmente.
3.ª	Etapa normativa Es una etapa de desarrollo de la cohesión del grupo.	Etapa de intercambio abierto de opiniones Es una etapa de apertura hacia otros miembros, en la que las discrepancias toman la forma de opiniones que pueden ser contrastadas
4.ª	Etapa de actuación Es una etapa de relación funcional con el rol.	Etapa de aparición de soluciones Es una etapa de intentos constructivos para llevar a cabo la tarea.
5.ª	Etapa de luto Es una etapa de resolución	Etapa de inexistencia de tarea Es una etapa de concreción acerca del modo en que realizar la tarea.

5 Roles que surgen en una reunión

Roles de la reunión
Qué que hay fomentar	Qué hay que evitar o controlar
El flemático Habla directamente sin manipular, sin hacerse la víctima, ni meterse donde no le llaman. Sólo habla en nombre propio y de forma directa. Hay consistencia entre lo que dice y lo que hace, y entre lo que dice y su forma de decirlo.	El acusador Juzga, se enfada, no está de acuerdo, compara y se queja. Se considera el jefe, incluso el dictador. Se presenta como una persona tensa, tiránica, hablando en voz alta.
El apaciguador o conciliador Aplaca, allana las diferencias, está de acuerdo con todo, protege y defiende con suavidad. Parece demasiado bueno para ser real.	El distractor Utiliza frases irrelevantes, no responde a lo que se le pregunta y está ocupado en varios trabajos a la vez. Superficial, infantil, alocado, capaz de confundir o molestar a quien le escuche.
El analítico Objetivo, calculador, lógico e interpreta lo que le llega. Distante, seco, desapegado y sin sentimientos. Paternalista, impresión de tranquilo.	El evitador Se mueve silenciosamente, simula no comprender, se excusa, se hace el despistado u olvidadizo o aparta la mirada. Su imagen es de reticente, débil, incoherente.

6 El rol del director de una reunión

Características personales

• Capacidad de comunicación.

• Pensamiento claro y rápido.

• Espíritu abierto.

• Imparcialidad.

• Espíritu positivo.

• Paciencia.

• Sentido práctico.

• Capacidad de organización.

• Tacto en el trato personal.•

• Capacidad de análisis.

• Capacidad de síntesis.

• Facilidad de palabra.

• Seriedad.

• Autocontrol.

• Sentido del humor.

• No debe dejarse influir por los prejuicios.

Funciones

Clarificar. Es necesario asegurarte de que todos sepan y entiendan lo que dice el otro cuándo, dónde, con quién y sobre todo las razones por las cuales se reúnen.

Para ello:

• Aclara el objetivo de la reunión desde el comienzo de la misma.

• Reformula las opiniones que convenga resaltar.

• Repite los puntos importantes.

• Resume o sintetiza.

• Da contestaciones directas, ahorra tiempo.

• Haz reuniones que sirvan para saber en todo momento cómo se va y cuál es el contexto global de la situación.

Controlar. Así garantizarás el buen funcionamiento de la reunión y que se lleguen a conseguir los resultados previstos. Para conseguir tal fin:

• Establece normas de actuación que permitan una comunicación fluida.

• Administra bien el tiempo del que se dispone.

• Regula las intervenciones.

• Evita interrupciones externas a la reunión.

• Propón descansos cuando las cosas estén encasilladas.

Dinamizar. Con ello conseguirás que la reunión se desarrolle con un tono vivo, que animará la participación y la aportación de soluciones al problema planteado.

Para ello:

• Estimula a que participen a aquellos que no lo hagan.

• Refuerza adecuadamente cada tipo de comportamiento.

• Motiva al grupo señalando los logros que éste va alcanzando.

Crear un clima positivo. Para ello puedes:

• Poner en marcha habilidades básicas de comunicación: aprende a escuchar, empatiza, sé sensible...

• Respetar la opinión del otro.

• Evitar las críticas no constructivas.

• Respetar la libertad de expresión.

• No temer el dar a conocer tus sentimientos.

• Inducir calma y relajación.

• Evitar comportamientos que distraigan.

Técnicas de motivación que debe conocer

Pregunta test. Utilízala para definir una palabra que los participantes utilizan con significados claramente distintos o también, para definir una alusión confusa.

Ejemplo: «... estamos utilizando constantemente la palabra ser empático pero, ¿qué significa realmente?».

Invitación directa a participar. Lo debes emplear para hacer intervenir a una persona que ha permanecido en silencio o a un participante que, por sus gestos, parece querer intervenir.

Ejemplo: «... y tú, Alberto, ¿qué opinas?».

Petición de complemento. Echa mano de ella para invitar a completar puntos de vista distintos u opiniones diferentes.

Ejemplo: «... después de lo planteado por Rocío y Pedro, ¿qué nos sugiere esto?».

Pregunta eco. Tu misión será la de devolver al participante su propia pregunta con su misma formulación, para que sea él mismo quien se responda, ya que conoce el tema. Es decir, es responder una pregunta con otra.

Ejemplo: «cuando escuchas decir a alguien que su jefe es muy empático, ¿qué te sugiere?».

Pregunta rebote. Devuelve la pregunta hecha por un participante a otro.

Ejemplo: «David, ¿podrías ayudar a tu compañero en la exposición de esa idea?».

Pregunta recuerdo. Consiste en que retomes una cuestión planteada con anterioridad y que quedó sin respuesta.

Ejemplo: «... pues bien, contestando a la pregunta que anteriormente nos formuló Luis sobre la motivación, ahora podemos decir que...».

7 Solucionar los casos difíciles en una reunión

Qué hacer si algún participante:

Quiere imponer sus opiniones.

– Anima a los demás a comentar sus opiniones.

– Fomenta la confianza de los otros miembros en sí mismos, para que no se dejen influir.

Lo discute todo constantemente.

– Mantén la calma.

– Pregúntale y ponle en evidencia.

No para de hablar.

– Fija normas sobre el tiempo de intervención.

– Con tacto, interrúmpele para solicitar otras intervenciones.

– No le mires cuando hagas preguntas.

Obstinado, no cree en ideas nuevas.

– De vez en cuando, pide con mucho tacto su opinión.

– Busca su amistad personal.

Trata de conocer tu opinión, en lugar de dar la suya.

– Formula la pregunta al grupo y después a él nuevamente.

Se muestra susceptible.

– Usa mucho tacto y diplomacia.

– Sé neutral.

– Cita algún caso hipotético paralelo a la situación de que se trata.

Solicita información confidencial.

– Procede con tacto y buen sentido, niégate a proporcionarla.

Cuchichea con otro.

– Anima a que expresen en público lo que hablan, manifestando tu interés en conocer su punto de vista.

No cesa de hacerse el gracioso.

– Dirígele una mirada fría y mantenla hasta que se calle; luego retoma la reunión con un sarcástico «gracias».

– Si la situación lo requiere, llama su atención directamente.

8 Cómo clausurar una reunión

• No concluyas la reunión de forma súbita.

• Puedes cerrar igual que comenzaste, con una pregunta retórica, una cita, una anécdota, etc.

• Finaliza con palabras de gratitud por la colaboración prestada y con una despedida cordial.

• Termina a la hora prevista.

• Haz un resumen de los puntos importantes, esto ayuda a:

– Retener los temas importantes.

– Reafirmar los conceptos recibidos.

• Enumera los acuerdos parciales logrados.

• Obtén un plan de acciones concreto.

• Nombra responsables y obtén compromisos para el cumplimiento de los acuerdos.

• Fija fecha de la próxima reunión, si quedan temas pendientes.

9 Acciones posteriores a la reunión

Acciones posteriores a la reunión

1. Anota de forma ordenada los acuerdos a través del acta.

2. Remite copia del acta a los asistentes.

3. Elabora y comprueba el plan de acción.

4. Identifica claramente a los responsables y asegúrate de que se comprometen a cumplir los acuerdos.

5. Remite toda la documentación necesaria a los responsables de alguna actividad.

6. Remite y recuerda los plazos de actuación.

7. Informa sobre los resultados que se van obteniendo.

8. Archiva el acta.

9. Evalúa la reunión.

10 Qué es un acta

El acta de una reunión sirve para recordar compromisos de actuación y plazos marcados.

Las actas deben ser: cortas, precisas e indicativas.

Identificación de la reunión: _________________________________________

Asistentes: ______________________________________________________

Orden del día: ___________________________________________________

• Enunciado de temas: _______________________________________

• Acuerdos: ________________________________________________

Fecha y lugar: ___________________________________________________

Hora de inicio y de finalización: ______________________________________

Firma: Secretario