"CURSO DE DIRECCIÓN DE REUNIONES: INICIAR LA REUNIÓN 3/26"

1 Cómo presentar una reunión

La presentación de una reunión debe ser puntual y amistosa.

• Una reunión debe comenzar con una introducción que:

• Ponga en ambiente a los participantes.

• Corte con las actividades anteriores.

• Cree el clima conveniente.

• Exponga en qué va a consistir la reunión.

En el inicio de una reunión deberás recordar:

• El objetivo general de la reunión (no debe ser retórico, ni reiterativo).

• El tema o temas a tratar (tampoco debe ser retórico, ni reiterativo).

• Lo que esperas de los participantes para evitar equívocos.

2 Cómo motivar al inicio de una reunión

Para despertar la curiosidad de los miembros sobre el tema que se va a desarrollar, concéntrate en los factores motivadores y evita los factores desmotivadores.

Factores motivadores

• Empleo de preguntas retóricas de las que no esperes contestación o cuya respuesta va a ser dada a continuación.

• Relato de anécdotas personales o sucesos actuales, sobre cuya solución vaya a tratar el tema que se desarrollará después.

• Relato de una historia, una cita o definición.

• Creación de un efecto óptico o visual que cree expectación y atraiga la atención.

Factores desmotivadores

• Disculpas sobre lo que todavía no ha salido mal.

• Fórmulas vacías («Estimado público...», «Respetables miembros del consejo...»).

• Chistes (el humor es motivador si se sabe utilizar; los chistes no).

3 Tipos de toma de decisiones

Los miembros de una reunión tienen dos tipos de disposición personal: racional y emocional.

Pensamientos (disposición racional); es decir, «saber lo que se debe hacer o elegir».

Preferencias (disposición emocional), es decir, «lo que se quiere hacer o elegir».

A la hora de tomar decisiones, un participante puede tener un juicio conforme con el del resto de los miembros de la reunión, pero puede tener una determinada preferencia que le llevará a discutir con los demás una decisión con fuerte validez objetiva.

Según estas disposiciones personales la toma de decisión de una reunión llevará cauces muy distintos:

Decisión por computación: cuando la decisión se lleve a cabo gracias a una concordancia entre pensamientos y preferencias.

Decisión por votación: existe desacuerdo en los pensamientos y acuerdo en las preferencias (debido a la falta de elementos de juicio).

Decisión por consenso: existe acuerdo en los pensamientos y desacuerdo en las preferencias.

Decisión por asesoramiento externo: existe discrepancias en pensamientos y en preferencias.

4 Etapas en la toma de decisiones

Para tomar decisiones eficaces en una reunión, debes seguir unas etapas claras y diferenciadas:

1. Clarifica las alternativas.

Dado que una decisión presupone la presencia de varias alternativas a un problema, defínelas de forma clara.

2. Decide la acción correcta.

Toma la decisión ideal contando con todas las variables posibles.

3. Compromete la decisión.

Asegúrate de que siempre haya un compromiso, respecto a la decisión tomada, por parte de todos los miembros del grupo.

4. Implanta la decisión tomada.

– Informa a todos sobre la decisión.

– Asigna responsabilidades para ejecutar la decisión a aquellas personas que tengan capacidades para hacerlo.

– Asegúrate de que decisión es aceptada por aquellos a quienes afecta.

5. Revisa la eficacia de la decisión.

– Controla a los implicados en el proceso de la puesta en marcha de la decisión.

– Pide informes sobre resultados.

– Si fuera necesario, incorpora datos que clarifiquen o especifiquen mejor el proceso que lleva a la obtención de resultados.

5 Decisiones eficaces

Según Peter Drucker, para que las decisiones que tomes sean eficaces:

• Toma pocas decisiones.

• Aprende a escuchar todas las opiniones:

– Si no hay argumentos en contra, entonces no hay suficientes argumentos.

Es necesario disponer de alternativas.

• Descubre el problema y plantéalo debidamente: una buena decisión sobre un problema mal planteado es una mala decisión.

• No intentes resolver todo a la vez: no debes pretender resolver varios problemas con una sola decisión.

• Busca primero la verdad y toma luego la decisión:

– Si empiezas estando de acuerdo, has empezado mal.

– Recuerda que lo importante es la calidad de la decisión.