I Planificar una reunión
1 Características
y tipos de objetivos
Para dirigir
una reunión de forma eficaz, debes aprender a plantearte los objetivos de la
misma. Los objetivos que te marques condicionarán quiénes serán los
participantes y cuánto tiempo necesitarás emplear en la reunión.
Características
de los objetivos
•
Describirán situaciones objetivas, sin valoraciones personales.
• Serán
relevantes y alcanzables.
•
Estimularán la libertad de pensamiento y de expresión, sin imposiciones ni
coacciones que bloqueen la comunicación.
• Encerrarán
intereses comunes para los participantes, sin caer en el favoritismo hacia unos
pocos o hacia el convocante.
• Estarán
redactados de forma concisa, concreta y clara.
•
Facilitarán que se distinga el fin prioritario de los fines secundarios a
alcanzar.
Tipos de
objetivos
1. Generales
• Poco
concretos.
• Globales.
• Formulados
en términos de capacidad.
2.
Específicos.
• Concretos.
• Precisos.
• Evaluables
o mensurables.
• Formulados
en términos positivos.
2 Tipos de
reuniones
En función
de la dimensión
• Mítines:
– Número
ilimitado de participantes.
– No hay
selección de participantes.
– La relación entre
el orador y los participantes es mínima.
– Auditorios.
– Número limitado
de participantes.
– Hay una mínima
selección de participantes.
– La relación entre el orador y los participantes es mínima.
Comités
– Número limitado
de participantes.
– Hay una selección
rigurosa de participantes.
– La relación entre
el orador y los participantes es fluida y constante.
En función de la periodicidad
• Diaria:
se realiza todos los días.
• Periódica:
está previamente determinada.
• Irregular: es eventual, necesaria por alguna urgencia.
En
función de los objetivos
• Informativa
–
El objetivo es transmitir o recibir datos, normas, etc.
–
La comunicación es básicamente en un solo sentido: del orador a los
participantes.
–
Se desarrolla en tres momentos:
1.
Comunicación de la información por parte del director de la reunión o
responsable de la información.
2.
Rueda de presentación de dudas y preguntas por parte de los participantes.
3.
Contestación a las diferentes dudas o preguntas por parte del director de la
reunión.
• Análisis
de problemas
–
Sirve para identificar la causa de problemas y para generar opiniones,
sugerencias, recomendaciones que posteriormente serán analizadas y evaluadas.
La decisión la toman especialistas o autoridades superiores.
–
El director de la reunión debe dejar claro que no se tomarán decisiones sino
que se elevarán los acuerdos considerados a los niveles competentes, como
primer paso de la acción.
• Decisoria
–
El objetivo del director de la reunión es lograr que los participantes tomen
una decisión libremente, tratando el problema planteado con entera libertad de
opinión, discutiendo sus diferentes aspectos, interrelaciones, causas,
consecuencias o intercambiando sus experiencias, puntos de vista y opiniones,
siendo lo más importante llegar a acuerdos y tomar decisiones consensuadas.
–
La característica principal de esta reunión es la participación del grupo y la
actitud objetiva para recibir las soluciones aportadas por la mayoría.
• Obtención
de compromiso
–
Sirve para exponer y explicar las razones de la decisión tomada y se obtienen compromisos
y responsabilidades para aplicar y llevar a cabo determinadas acciones.
–
También disipa dudas y temores.
3 La disposición física
Mesa
redonda
En
ella todas las posiciones son equiparables, pero se produce un efecto
particular, «efecto Steinzor», el cual consiste en que, sin existencia de
diferencia de estatus ni de relaciones de amistad, se origina una mayor
interacción entre los participantes que ocupan posiciones que están enfrente,
en lugar de contiguas, debido al contacto ocular.
Nº
de participantes recomendado: hasta 10.
Su
uso es idóneo en:
• Consejos
administración.
• Reuniones
de directores.
• Reuniones
de búsqueda de soluciones a conflictos laborales
Su
uso no es adecuado en:
• Reuniones
de formación.
• Asambleas.
• Reuniones
de estudio.
• Reuniones
de información.
4 Los participantes
Los participantes
de una reunión serán:
• Personas
que puedan hacer una contribución interesante al caso, por tener conocimientos
profundos en la materia.
• Aquellos
que representan a un colectivo al cual le van a afectar las decisiones emanadas
de la reunión.
• Aquellos
que puedan ser ejecutores de las decisiones que se tomen.
• Las
personas que van a integrarse en un equipo, especialmente cuando una reunión
tiene el propósito de formar un equipo.
Para
elegir el número de participantes, se debe tener en cuenta la siguiente tabla:
|
Número
|
Objetivo
|
Características
|
Duración
|
Ejemplo
|
|
De 4 a 6
|
Buscar
y encontrar
una
solución
a un
problema
planteado.
|
• Se consigue
gran
eficacia,
participación
e
implicación
de
los
asistentes.
• Es
difícil potenciar
las
influencias
personales.
|
Entre
45 minutos
y 1
hora y media
(pueden
ser de
hasta
4 horas,
pero con descansos
|
Equipos
de dirección,
jefes de departamento
|
|
De 7 a 10
|
Iniciar
algo nuevo
o
tratar de detectar
las
causas de
una problemática.
|
• Disminuye
la
eficacia
del grupo.
• Conlleva
un
gran
aporte de
ideas.
|
Entre
1 hora y 1
hora y media.
|
Reuniones de departamento
|
|
De 11 a 15
|
Entrenamiento
o
formativos.
|
• Grupo
no eficaz
para
la toma de
decisiones.
• Formación
donde
la
participación
es elevada.
|
Entre
1 hora y 1
hora y media.
|
Comisión de coordinación.
|
|
Más de 15
|
Revisión
de un
programa,
presentación
de
unos
resultados,
exposición
de un
proyecto o similares
|
La
participación
se
limita a preguntas
o
sugerencias,
no se
puede
entrar en
el terreno del debate
|
1 hora.
|
Asamblea.
|
5 Los medios técnicos
Pizarra
La
pizarra se utiliza para reforzar las explicaciones con más dinamismo. Es
conveniente que se sitúe a 3 metros de la primera fila. Una vez completada la
explicación, se debe borrar lo que se ha escrito en ella.
Rotafolios
El
rotafolios o «bloc gigante» sirve para apoyar explicaciones. Es un medio idóneo
para preparar temas con antelación y presentarlos cuando sean necesarios. Es
importante escribir en mayúsculas. Muestra páginas completas, de modo que sea
posible regresar a un punto anterior.
Retroproyector
–
Debes presentar secuencias que vayan de lo general a lo particular.
–
Utiliza el formato apaisado, porque entra más información.
–
Expón 1 idea por trasparencia; el formato debe ser sencillo y fácil de
recordar.
–
Incorpora gráficos y dibujos; captan mejor la atención.
–
No es necesario que oscurezcas la sala por completo.
–
Conecta el aparato para proyectar una imagen y desconéctalo una vez comentada.
Diapositivas
–
Expón una sola idea por diapositiva.
–
Incorpora diagramas y gráficos sencillos.
–
Si incorporas tablas sin palabras, pueden ser confusas. Combina gráficos con palabras.
–
Diseña su fondo en color oscuro.
–
No mezcles diapositivas en posición horizontal y vertical.
–
Revisa su colocación antes de la exposición.
–
Utiliza un estilo coherente: indica cambio de tema cuando cambia el modelo o estilo.
Vídeo
Ventajas:
–
Gran realismo.
–
Da mucha información.
–
Se puede ver cuántas veces se quiera.
–
Da lugar a comentarios posteriores.
Inconveniente:
–
Costosa realización.
Ordenador
–
Permite presentaciones animadas.
–
Se traslada muy fácilmente (disquete, CD, correo electrónico).
–
Se puede proyectar alguna información de Internet, conectándonos en ese momento.
–
Requiere un cierto oscurecimiento de la sala. Si es posible, mejor oscurecer la
parte de la pantalla.
No
olvides que...
• Todo
medio visual debe subrayar una idea, clarificar un concepto o ilustrar un relato.
• Debe
ser visto sin molestias.
• Es
concebido para ser visto, no para ser leído.
• Utiliza
la variedad:
–
Distintas imágenes.
–
Palabras.
–
Diagramas.
– Gráficos
de barras, etc.
6 El «orden del día»
En
la estructura de la reunión eficaz no puede faltar el «orden del día».
El
«orden del día» sirve para:
Eliminar
la incertidumbre, sobre:
• Relación
de temas.
• Anotaciones.
• Documentación.
Clarificar:
• La
duración.
• Los
asistentes.
• El
motivo.
Evitar
falsas expectativas, a la hora de definir objetivos.
A
la hora de programar los temas, debes tener en cuenta los siguientes aspectos:
• No
intentar tratar demasiados asuntos en la misma reunión. Son más efectivas las
reuniones cortas. Si es necesario, aumenta su frecuencia.
• Selecciona
los puntos vitales de cada tema y centra la reunión en ellos. Desplaza los
aspectos menos importantes a los puestos más bajos de la jerarquía.
• Redacta
el plan de reunión de forma clara, agradable y resumida: transfórmalo en una
agenda eficaz.
Al
programar los horarios (comienzo y final), debes considerar ciertas «holguras»
para evitar imprevistos:
• Fija
la hora estimada de finalización 15 minutos antes del hito considerado.
• Prolonga
los tiempos previstos para cada tema en 5 minutos más de lo que estimes necesario.
• Prevé
los tiempos «comodín», como pausas o entreactos no anunciados, de los que
podrás fácilmente prescindir si el desarrollo de la reunión así lo aconseja.
7 Una convocatoria motivadora
Los aspectos que
harán que motives a los convocados a una reunión, y que contribuirán a su
eficacia, son los siguientes:
• Informa
sobre el porqué y para qué se hace la reunión.
• Indica
qué se desea obtener de los convocados.
• Convoca
con varios días de antelación. Se requiere un tiempo
suficiente para que los miembros del grupo se involucren en el desarrollo de
algún tema y puedan preparar adecuadamente su aportación.
• Hazles
ver la importancia de su aportación sobre el tema y su
trascendencia para llegar a la solución del problema planteado.
• Adjunta
a la citación un orden del día y toda la información posible
y completa.
Esto es un
indicador de transparencia y democracia en el proceso de decisión posterior.
8 Modelo de convocatoria
CONVOCATORIA DE REUNIÓN
De: ________________________________Telf.:________________________
Para:
__________________________________________________________
Fecha:
____________________________
Comienzo:
A las ___________
Final: A las
___________
Lugar: _________________________________
ORDEN del DÍA: RESPONSABLE: TIEMPOS:
1. ________________ ___________________ __________
2. ________________ ___________________ __________
2. ________________ ___________________ __________
OBJETIVOS DE LA REUNIÓN:
SUGERENCIAS PARA LA PREPARACIÓN PREVIA DE LA REUNIÓN:
_______________________________________________________________
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