¿Alguna vez has intentado
llegar a un sitio sin un mapa? o ¿has intentado preparar un platillo de cocina
sin una receta? Sin,
sabrás que realizar una tarea sin las indicaciones necesarias para llevarla a cabo,
es una labor complicada, ello no significa que no vayas a llegar al objetivo,
pero resulta más difícil.
Es decir, podrás llegar a
tu destino sin un mapa, o incluso preparar un exquisito platillo de cocina sin
una receta, pero sin duda te tomará más tiempo y tendrás más intentos fallidos antes de
llegar a la meta.
De eso se tratan los manuales
de procedimientos, de hecho una receta de cocina, un mapa o un instructivo, es
un manual de procedimientos, ya que son documentos que nos dan indicaciones claras
de cómo realizar una actividad para lograr un objetivo establecido, y
tienen la ventaja de que nos hacen la vida más fácil porque alguien, antes que nosotros, ya llevó a cabo esas actividades o
tareas, y por supuesto que se equivocó, le costó trabajo y cometió errores,
pero tuvo una virtud en su labor, y eso fue escribir los pasos que siguió y que
le ayudaron a conseguir la meta.
Los manuales de
procedimiento tienen esa ventaja, que son documentos en los que alguien nos
dice cuáles son los pasos que se deben seguir en una empresa para brindar un
servicio, o elaborar un producto, nos ayudan a tener claro quién es el responsable de cada tarea, y
como las acciones de todos en la empresa, se articulan para llevar a cabo las
tareas cotidianas.
Otra de las ventajas de un
manual de procedimientos, es que ayuda a que siempre se realicen las tareas y actividades de la
misma manera, independientemente de quien las realice, pues de lo que se trata
es de compartir el conocimiento con las personas que llegan a la empresa y no
saben cómo se realiza un proceso o una tarea, o para aquellos a los que se les
encomienda una nueva responsabilidad.
Imagina que estás preparando el platillo de comida que ya
mencionamos, y que ahora quieres que alguien más lo realice, o que alguien te
ayude o mejor aún que deseas que otras personas puedan hacer el platillo si tú
no estás, entonces te conviene escribir la receta y darla a conocer a las
personas involucradas.
Lo mismo pasa con los
manuales de procedimientos, son documentos que deben compartirse y difundirse en la empresa, para
que los conozcan todos los miembros del equipo y así puedan trabajar como eso,
como un equipo, en donde todos saben que tarea les toca y como sus tareas se
relacionan con las del resto de las persona, para que a todos les quede claro
hacia donde van.
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