“DIAGNÓSTICO PERFORMANCE DE LA EMPRESA” (CHEQUEO EMPRESARIAL)

Como indicaba en mi entrada “Fases de una correcta consultoría”, una vez llevada a cabo la fase que nos ha permitido conocer la Empresa y las necesidades de todas las Áreas desde el punto de vista del Propietario, además de conocer a este tanto como individuo que  como empresario, y una vez acordado con el de la necesidad de hacer un chequeo de las diferentes áreas para conocer su funcionamiento pasaremos a realizar el Diagnóstico Performance (DP).

Lo primero a realizar es tener los indicadores financieros como los de rentabilidad, liquidez, solvencia, endeudamiento, rotación de inventarios, velocidad de ingresos, plazos de cobros y pagos, y beneficios totales por producto o línea de productos / servicios. Análisis de los gastos e ingresos por total y sectores. Evolución de índices.

Conocer los cuadros de resultados y su evolución en el tiempo es fundamental para conocer como se componen dichos gastos e ingresos, y ver cuales se han ido deteriorando en el tiempo. No sólo reconocer la importancia relativa de cada gasto y su composición, también lo es la evolución de sus respectivos índices para reconocer la relación que guardan en relación a las ventas, como también el porcentaje que cada gasto representa de las ventas, como de los gastos por categoría, concepto y el total.

Es tan importante conocer los beneficios totales, como por sector de actividad, y productos o servicios comercializados, de tal forma acumulando los beneficios por producto o sector de mayor a menor podremos saber cuáles son aquellos que en lugar de sumar están restando del beneficio total, y cuales suman un beneficio menor a lo esperado o exigido.

La relación de ingresos divididos por las salidas nos permitirá conocer la velocidad de ingresos en relación a la de las salidas. Así pues una relación igual a 2 nos está indicando que la velocidad de ingresos para el período en estudio es dos veces mayor que la de las salidas. Seguir dicha relación en el tiempo nos permite reconocer el deterioro en la capacidad de la generación de liquidez.

 Los indicadores de solvencia y endeudamiento, como los de liquidez corriente y seca, nos dan una clara muestra de nuestra capacidad de pago en el corto y mediano plazo.

A través de los indicadores de liquidez se determina la capacidad que tiene la Empresa pare enfrentar las obligaciones contraídas a corto plazo; en consecuencia más alto es el cociente, mayores serán las posibilidades de cancelar las deudas a corto plazo; lo que presta una gran utilidad ya que permite establecer un conocimiento como se encuentra la liquidez de esta, teniendo en cuenta la estructura corriente.

Los indicadores de liquidez más utilizados son: Capital de Trabajo, la razón corriente, la prueba ácida y ebitad (Beneficio antes de Intereses, Impuestos, Depreciaciones y Amortizaciones).

El Capital de Trabajo: Expresa en términos de valor  lo que la razón corriente presenta como una relación. Indica  el valor que le quedaría a la empresa, representando en efectivo u otros pasivos corrientes,  después  de pagar   todos sus pasivos de corto plazo, en el caso  en que tuvieran que ser cancelados de inmediato.

Capital de trabajo = Activo corriente - Pasivo corriente (Unidades Monetarias)

Razón Corriente: También denominado relación corriente, este tiene como objeto verificar las posibilidades de la empresa a afrontar compromiso; hay que tener en cuenta que es de corto plazo.

Nombre del índice	Formula	Como se calcula
Razón Corriente	Activo Corriente / Pasivo Corriente	Balance General Total Activo Corriente / Balance General Total Pasivo Corriente

Prueba Ácida: (prueba de ácido o liquidez seca) Esta es más rigurosa, Revela  la capacidad de la empresa  para cancelar  sus obligaciones  corrientes,  pero sin contar con la venta de sus existencias, es decir,  básicamente con los saldos  de efectivo, el producido  de sus cuentas  por cobrar, sus inversiones  temporales y  algún otro  activo de fácil liquidación que pueda  haber,  diferente a los inventarios. Es una relación similar a la anterior pero sin tener en cuenta a los inventarios.

Nombre del índice	Formula	Como se calcula
Prueba Ácida	(Activos Corriente - Inventarios)/ Pasivo Corriente	(Balance General Total Activo Corriente - Balance General PUC 14)/ Balance General Total Pasivo Corriente

·         PUC 14: Plan Único de Cuentas, Clase 1 Activo, Grupo 14, que comprende todos aquellos artículos, materiales, suministros, productos y recursos renovables y no renovables, para ser utilizados en procesos de transformación, consumo, alquiler o venta dentro de las actividades propias del giro ordinario de los negocios del ente económico. Se incorporan entre otras las siguientes cuentas: materias primas, productos en proceso, obras de construcción en curso, cultivos en desarrollo, productos terminados, semovientes, materiales, repuestos y accesorios, así como inventarios en tránsito.

EBITDA = Utilidad operativa + Depreciación + Amortización + provisiones

La rotación de inventarios muestra los excesos de los mismos y los costos financieros que ello origina, además si analizamos este análisis por sector o producto podremos detectar aquellas que mayor generación de costos financieros y operativos originan.

Los análisis de beneficios y rotaciones por productos caben efectuarlos también por sucursal en caso de que ello se dé, e inclusive aplicar igual tipo de análisis por beneficio y rotación por cada sucursal. De tal manera sabremos que sucursales suman o restan a los beneficios generales, y si existe la posibilidad de mejorar los rendimientos de las sucursales eliminando en ellas determinadas líneas de productos o servicios.

El estudio de las deudas impagas y con atraso, al igual que el de los créditos impagos y su nivel de atraso permiten determinar el monto total de los mismos, la importancia relativa de los acreedores y deudores en función tanto del importe como de los riesgos implicados en el atraso o falta de pago.

¿Cuáles son los riesgos de concentrar gran parte de los créditos en uno o pocos deudores?

¿Cuáles son los riesgos de concentrar las partes de las deudas en uno o pocos acreedores?

¿Qué posibilidad de negociación o renegociación existe?

Por otra parte es menester tener los indicadores y ratios relativos a: productividad total o por línea de productos, niveles de satisfacción de los clientes y consumidores tanto en relación a la empresa como a sus productos o servicios. Los niveles de rotación o lealtad de clientes y empleados. Los niveles de fallas y desperfectos por productos y procesos. Niveles de valor agregado por actividad y exposición del Cuadro de Resultados en función al Análisis Horizontal (lo cual implica para cada actividad tomar en consideración su nivel de relevancia y de calidad). Tiempos de ciclos de procesos, diseños y respuestas. Niveles de roturas de maquinarias y herramientas, niveles de fiabilidad de las maquinarias, tiempos medios de preparación de máquinas-herramientas.

Y por último tener una información clara y precisa de la evolución de indicadores concernientes a la evolución del mercado, de los precios de las materias primas e insumos diversos, de las tasas de interés, de los niveles de consumo, del tipo de cambio, de la participación de mercado de los distintos competidores, del cambio en los gustos, cambio en materia legal y cualquier cambio importante en la relación con los proveedores / clientes / competidores / sustitutos y cambios en la barreras de ingreso y salidas que puedan alterar las relaciones.

Una vez se cuente con toda esta información podremos correlacionar el deterioro en el tiempo de los indicadores financieros en relación a los cambios acaecidos en materia operativa y funcional de la empresa, como en relación a los cambios que tuvieron y tienen lugar en el entorno.

Conocer ello no sólo nos permitirá conocer las causas de los problemas financieros, sino además evaluar los distintos niveles de riesgos y las posibilidades de salvamento, y por lo tanto saber que acciones se deben emprender y de qué forma.

De este modo por ejemplo podríamos saber que se están cayendo las ventas debido a caídas en los niveles de satisfacción producidas por falta de entrega a tiempo, errores de facturación y malos servicios postventas. Además ellos pueden estar relacionados a un aumento en la rotación de personal y reducciones considerables en los niveles de productividad de los procesos. A ello debería agregarse la ausencia de beneficios causada por el exceso de costos vinculados a actividades no generadoras de valor añadido.

No menor importancia que lo anterior es tener claramente en consideración la misión de la empresa, vinculando ella con el enfoque. Una misión poco clara o desactualizada puede ser el principal motivo del estado de la empresa. Ello a su vez tiene relación directa con los paradigmas que guían las decisiones y comportamientos de los directivos. Si los paradigmas son como los anteojos mentales a través de los cuales percibimos la realidad y la analizamos, la existencia de paradigmas desactualizados o que no corresponden a la evolución del entorno, originará errores tanto en la concepción de las estrategias como de los planes, y por lo tanto incidirá en la forma de administrar la empresa. 

De allí que conocer a fondo tanto la misión, como el nivel de enfoque y los paradigmas es fundamental tanto a la hora de entender y comprender los actuales problemas, como de su solución.

Una vez realizado el Diagnostico Performance el siguiente paso debería ser realizar una evaluación de diferentes aspectos para llevar a cabo la realización del Plan Estratégico que seguiré comentando en la siguiente entrada.